Privacybeleid

Kwispelcoachen is onderdeel van Lely Coaching.

Kwispelcoachen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kwispelcoachen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt zich tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Kwispelcoachen, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, hierover vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Kwispelcoachen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Klantdossier;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht of contract;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kwispelcoachen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voor- en achternaam/voorletters/tussenvoegsel;
• Adres;
• (Zakelijk) Woonplaats;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Geslacht;

Uw persoonsgegevens worden door Kwispelcoachen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële- en projectadministratie voor maximaal zeven jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van verwijzers

Persoonsgegevens van verwijzers (bijvoorbeeld bedrijfsartsen) worden door Kwispelcoachen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Cliënt- en klantdossier;
• Communicatie/terugkoppeling over de uit de verwijzing voortgekomen door Kwispelcoachen te leveren dienst;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de verwijzing met als doel inzet van een coach;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kwispelcoachen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voor- en achternaam/voorletters/tussenvoegsel
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Functie;

Uw persoonsgegevens worden door Kwispelcoachen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van cliënten

Persoonsgegevens van cliënten worden door Kwispelcoachen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratie/cliëntdossier
• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kwispelcoachen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voor- en achternaam/voorletters/tussenvoegsel;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Adres;
• Postcode;
• Woonplaats;
• Land;
• Burgerservicenummer BSN;
• Gebruikersnaam van applicatie beeldbellen *;
• (Zakelijk en/of privé en mobiel) Telefoonnummer;
• (Zakelijk en/of privé) E-mailadres

*Alleen indien er in overleg met de cliënt coaching gegeven wordt via beeldbellen verbinding.

Uw persoonsgegevens worden door Kwispelcoachen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van samenwerkingspartners

Persoonsgegevens van samenwerkingspartners worden door Kwispelcoachen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Samenwerking in het kader van de overeenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de samenwerkingsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kwispelcoachen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voor- en achternaam/voorletters/tussenvoegsel;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• KvK nummer;
• Praktijk adres;

Uw persoonsgegevens worden door Kwispelcoachen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de automatiseringsapplicatie van Kwispelcoachen en deelnemersregistratie op de Kwispelcoachen Cloud voor maximaal zeven jaar;

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Ondersteuning voor Administratie, ICT, facturatie, contractering klanten
• Online e-mail en bestandopslag via Drive: Google Gsuite
• Certificeringsinstantie: ICF

Wij verstrekken nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Kwispelcoachen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Voor de systemen waarop bijzondere persoonsgegevens worden geregistreerd wordt tevens gewerkt met een factor-2-autenticatie;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Kwispelcoachen
Laan 4d
8071JA Nunspeet

Tel: 06 – 1847 9001
E-mail: info@kwispelcoachen.nl